Onboarding Leitfaden für Steuerkanzleien und Lohnverrechner:innen

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung und Konfiguration von Lohnbot für Steuerkanzleien und Lohnverrechner:innen.

Einleitung

Dieser Leitfaden beschreibt den Onboarding-Prozess für Steuerkanzleien und Lohnverrechner:innen bei Lohnbot. Er deckt alle notwendigen Schritte ab - von der Registrierung über die Hinterlegung der CI bis zur Konfiguration aller verfügbaren Features.

1. Whitelabeling

Lohnbot ermöglicht es Ihnen, die Anwendung in Ihrer Corporate Identity (CI) darzustellen und somit individuell auf Ihre Marke anzupassen. Drucken Sie Ihr Logo auf erstellten Dokumenten wie Lohnzettel oder Arbeitszeugnissen an und lassen Sie diese in Ihren Firmenfarben erstrahlen.

1.1 Corporate Identity (CI) Daten

Damit Lohnbot vollständig an Ihre Marke angepasst wird, benötigen wir folgende Daten von Ihnen:

Logo

CI-Farbe

Hinweis Senden Sie Logo und Wunschfarbe(n) an support@lohnbot.at. Einmalige Einrichtungskosten: EUR 105,50 netto. Die Farbe für die Web-App wird gemeinsam in Abstimmung mit Ihrem Corporate Design festgelegt.
Beispiel Lohnbot UI mit Corporate Identity (Firmen Logo und Farbe)

Abbildung: Beispiel Lohnbot UI mit Corporate Identity (Firmen Logo und Farbe)

1.2 Lohnzettel-Anpassungen

Lohnbot bietet vielfältige Einstellungsmöglichkeiten für Lohnzettel. Wenn Sie diese in Anspruch nehmen wollen, informieren Sie bitte den Support unter support@lohnbot.at.

1.2.1 Lohnzettel Templates

Um die Lohnzettel voll an Ihre Vorstellungen anzupassen, bietet Lohnbot eine Vielzahl an unterschiedlichen Lohnzettel-Templates. Die nachstehende Tabelle bietet einen kurzen Überblick:

Nr. Template-Name Beschreibung
1 Standard Klassisch Klassisches Lohnzettel-Layout
2 Standard Transparenz Transparentes Layout mit allen Details
3 Standard Monat Monatsfokussiertes Layout
4 Kompakt Komprimierte Darstellung
5 Kompakt Ohne Banking Kompakt ohne Bankdaten
6 Kompakt Arbeitnehmer Arbeitnehmer-optimierte Kompaktversion
7 Kompakt Pur Minimale Kompaktversion
8 Kompakt Clean Design Modernes, reduziertes Design
9 Brief Klassisch Briefformat

Eine genaue Auflistung der Lohnzettel mit passenden Screenshots finden Sie im Anhang.

Ein Wechsel des Lohnzettel-Templates ist jederzeit ohne zusätzliche Kosten möglich.

Hinweis

In den Unternehmensfeatures können Sie noch weitere kostenfreie Optionen freischalten wie:

1.2.2 Lohnzettel Anzeigeoptionen

Zusätzlich lassen sich eine Reihe von Daten auf dem Lohnzettel anzeigen oder verstecken, ganz nach Ihren Vorstellungen. Lohnbot erlaubt dabei unter anderem:

2. Registrierung

2.1 User-Registrierung

  1. Rufen Sie Registrierungsseite für Lohnbot auf: https://app.lohnbot.at/register Registrierungsseite von Lohnbot Abbildung: Registrierungsseite von Lohnbot
  2. Wählen Sie eine verfügbaren Registrierungsmethoden und folgen Sie den Schritten zur Anmeldung. Lohnbot erlaubt Registrierungen mit:
    1. E-Mail Adresse mit sicherem Passwort (Option auf Hinterlegung von 2FA möglich),
    2. Google Account,
    3. Microsoft Account.
  3. Nach erfolgreicher Verifizierung und Login können Sie mit der Einrichtung beginnen.
Hinweis Wenn mehrere Mitarbeitende mit unterschiedlichen (E-Mail) Accounts Lohnbot nutzen, muss für jede Person ein eigener Zugang erstellt werden. Die Registrierung der Accounts sollte vor Fertigstellung der Konfiguration erfolgen.

3. Erstellung des Vorlageunternehmens

Nach erfolgreicher Registrierung wird ein Vorlageunternehmen angelegt. Dieses dient als Vorlage für Ihre Klient:innen oder Mandant:innen und enthält individuellen Konfigurationen und CI-Daten.

Hierfür wählen Sie bitte die Option "Testunternehmen anlegen" auf der Klient:innen Übersichtsseite.

Option „Testunternehmen anlegen“ wählen

Abbildung: Option „Testunternehmen anlegen“ wählen

Im geöffneten Modal selektieren Sie unter Template Testunternehmen die Option "Vorlage Steuerkanzlei" und benennen Ihr Unternehmen wie folgt: "NAME_IHRES_UNTERNEHMENS - Vorlage" (Beispiel: "digiTax Consulting - Vorlage").

Template für Steuerkanzleien und Lohnverrechner:innen

Abbildung: Template für Steuerkanzleien und Lohnverrechner:innen

Beispiel für Anlage eines Vorlageunternehmens

Abbildung: Beispiel für Anlage eines Vorlageunternehmens

Dieser Vorgang erstellt ein Vorlage Unternehmen mit Testdaten in den Firmen Stammdaten und Lohndaten für Sie. Diese Daten sind individuell für jedes Unternehmen. Die hinterlegten Daten werden NICHT auf Unternehmen Ihrer Klient:innen übertragen.

3.1 Features

Nach erfolgreicher Anlage navigieren Sie auf die Features Seite des Vorlageunternehmens. Lohnbot bietet eine Vielzahl von Funktionalitäten und Unterstützungen an, im Folgenden werden die wichtigsten genauer beschrieben.

Hinweis Die folgenden Features werden vom Vorlageunternehmen auf erstellte Unternehmen Ihrer Klient:innen übernommen, damit diese nicht immer neu konfiguriert werden müssen.

3.1.1 Urlaubsverwaltung

Die Urlaubsverwaltung ermöglicht die vollständige Erfassung und Berechnung von Urlaubsansprüchen der Mitarbeitenden. In der kompakten Übersicht sehen Sie auf einen Blick:

Beispiel für Urlaubsverwaltung

Abbildung: Beispiel für Urlaubsverwaltung

3.1.2 Krankenstandsverwaltung

Die Krankenstandsverwaltung erfasst Krankheits- und Unfalltage der Mitarbeitenden und rechnet diese automatisch in die Lohnverrechnung ein. Folgende Informationen werden angezeigt:

Beispiel für Krankenstandsverwaltung

Abbildung: Beispiel für Krankenstandsverwaltung

Zusätzlich bietet Lohnbot eine integrierte Schnittstelle zu "KSB Online" der ÖGK für automatische Krankenstandsmeldung an.

Achtung Die Schnittstelle muss separat für jedes Unternehmen aktiviert werden!

3.1.3 Buchhaltungskonten & Kostenstellen

Dieses Feature ermöglicht die Übertragung der Konfiguration von Buchhaltungskonten und Kostenstellen auf all Ihre verwalteten Unternehmen. Diese ermöglicht:

Die generierten Buchungslisten sind im Archiv als PDF und CSV verfügbar. Lohnbot unterstützt folgende CSV Formate:

3.1.4 Automatischer Monatsabschluss

Lohnbot kann den monatlichen Abschluss vollautomatisch durchführen. Der Tag des automatischen Abschlusses (z.B. am 27. des Monats) ist wählbar.

Nach dem Monatsabschluss werden alle relevanten Dokumente automatisch erstellt und im Archiv abgelegt: Lohnzettel, Bankanweisungen, Buchungslisten und Auszahlungsjournale.

3.1.5 Buchung von Selbstbemessungsabgaben

Mit diesem Feature wird zum Monatsabschluss eine XML-Datei für die Selbstbemessungsabgaben erstellt, welches direkt in FinanzOnline hochgeladen werden kann.

Falls Sie die Datei nicht in der Monatsabschluss E-Mail anhängen wollen, kann diese aus dem Archiv heruntergeladen werden.

3.1.6 Lohnzettel später versenden

Mit dieser Option können Lohnzettel nach dem Monatsabschluss zunächst erstellt, aber noch nicht an die Mitarbeitenden versendet werden. So haben Sie die Möglichkeit, die Lohnzettel vorab zu prüfen, bevor sie per E-Mail zugestellt werden.

Sie können folgendes wählen:

3.1.7 Hilfen zum Beschäftigungsjahr von Mitarbeitenden

Lohnbot bietet verschiedene Arten der Unterstützung bei Vorrückungen von Mitarbeitenden an. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

3.1.8 Automatische PDF-Erstellung

Lohnbot erstellt automatisch PDF-Dokumente für verschiedene Anlässe. Die PDFs werden mit den in Lohnbot hinterlegten Daten vorausgefüllt, können nach Erstellung aber noch angepasst werden.

Ein Beispiel: Eine Person tritt aus dem Unternehmen aus → Lohnbot erstellt automatisch ein Austrittsdokument basierend auf dem Abmeldegrund + ein Dienstzeugnis.

Für jeden Dokumenttyp kann individuell festgelegt werden, ob die automatische Erstellung aktiv sein soll:

Alle erstellten Dokumente werden automatisch im Archiv abgelegt und können dort heruntergeladen werden.

Anmerkung Wenn Sie ein Logo und eine Firmenfarbe hinterlegt haben, so wird Ihr Logo auf den Dokumenten angedruckt und die Überschriften werden in Ihrer Firmenfarbe dargestellt.
Ausschnitt aus Beispiel-Dokument mit Logo und CI-Farben

Abbildung: Ausschnitt aus Beispiel-Dokument mit Logo und CI-Farben

3.1.9 E-Mail-Konfiguration

Die E-Mail Konfiguration erlaubt eine Anpassung des E-Mail Versands nach Ihren Unternehmenseinstellungen.

E-Mail-Routing

Standardsgemäß sendet Lohnbot alle E-Mails - außer Lohnzettel E-Mails an Mitarbeitende - an die in den Stammdaten angeführte E-Mail Adresse aus. Die folgende Konfiguration erlaubt eine Abweichung von dieser Logik.

E-Mail-Individualisierung (Custom E-Mail)

Zusätzlich können Sie die Inhalte für folgende E-Mails individuell anpassen:

Für die Individualisierung steht ein Editor mit Rich-Text-Formatierung (Fett, Kursiv, Überschriften, Links, Bilder) zur Verfügung. Durch das Anführen von Platzhaltern, werden verschiedene Informationen - wie etwa die Angabe des Namens des Unternehmens, der Periode oder der Name der Mitarbeiter:in - automatisch ausgefüllt.

Die vollständige Liste der relevanten Platzhalter für die Monatsabschluss E-Mail ist:

Für die Lohnzettel E-Mail an Mitarbeitende können zusätzlich folgende Platzhalter angeführt werden:

E-Mail Editor mit Beispiel Monatsabschluss E-Mail mit Platzhaltern

Abbildung: E-Mail Editor mit Beispiel Monatsabschluss E-Mail mit Platzhaltern

E-Mail die an Klient:in versendet wird - mit automatisch ausgefüllten Platzhaltern

Abbildung: E-Mail die an Klient:in versendet wird - mit automatisch ausgefüllten Platzhaltern

Anmerkung Lohnbot erlaubt es auch, gar keine E-Mails zum Monatsabschluss auszusenden, weder an die in den Stammdaten angeführte E-Mail Adresse noch an Mitarbeitende. Falls Sie diese Einstellung für Ihre Unternehmen haben möchten, informieren Sie bitte unseren Support unter support@lohnbot.at.

3.1.10 Benennung Dokumente

Per Standard wird der Monat in der Benennung von Dokumente wie Lohnzettel oder Buchhaltungsdateien ausgeschrieben - z.B.: Mai 2026.

Falls Sie eine numerische Benennung wünschen, erlaubt Lohnbot folgende Optionen:

Diese Einstellung sorgen für einheitliche und übersichtliche Dateinamen im Archiv und Ablagesystemen.

Beispiel numerische Benennung von Dokumenten

Abbildung: Beispiel numerische Benennung von Dokumenten

3.1.11 Zusätzliche Features

Neben allen genannten Features erlaubt Lohnbot auch:

4. Zugriffsverwaltung

Lohnbot bietet ein granulares Zugriffsrechte-System mit sieben Ebenen, dass es ermöglicht, verschiedene Zuständigkeitsbereiche und Rechte im Unternehmens abzubilden. Zudem ermöglicht dieses, dass Ihre Klient:innen die Unternehmensdaten selbst verwalten, aber nur im von Ihnen vorgesehen Ausmaß.

Je höher die Ebene, desto mehr Berechtigungen stehen zur Verfügung, jede höhere Ebene umfasst automatisch alle Rechte der darunterliegenden Ebenen.

Zugriffslevel Beschreibung
Administrative Zugriffsrechte Vollzugriff auf alle Funktionen, inkl. Benutzungsverwaltung und Firmeneinstellungen
Unternehmensverwaltung Verwaltung der Unternehmensdaten (Stammdaten, Lohndaten und Features)
Verwaltung Mitarbeitende Anlegen, Bearbeiten und Verwalten von Mitarbeitenden
Dateneingabe Eingabe von Lohndaten und monatlichen Abrechnungsdaten
Stammdatenpflege Pflege der Mitarbeiter-Stammdaten (Name, Adresse, etc.)
Verwaltung Nichtleistungszeiträume Verwaltung von Urlaub, Krankenstand und sonstigen Abwesenheiten
Nur Lesezugriff Reine Ansicht ohne Bearbeitungsmöglichkeit

4.1 Weitere Nutzende anlegen

Damit Personen auf das Unternehmen Zugriff erhalten, müssen diese erst in der Zugriffsverwaltung hinzugefügt werden. Alle im Vorlageunternehmen angelegten Nutzenden werden automatisch auf neu erstellte Unternehmen übernommen.

Wichtig Die hinzuzufügende Person muss bereits unter https://app.lohnbot.at/register registriert sein!

Sie können weitere Nutzende wie folgt anlegen:

  1. Klicken Sie auf das User:innen Drodown rechts oben in der Anwendung - dort wo Ihre E-Mail Adresse angeführt ist - und wählen Sie den Punkt "Zugriffsberechtigungen verwalten"
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
  3. Wählen Sie das gewünschte Zugriffslevel aus dem Dropdown.
  4. Klicken Sie auf „Hinzufügen".
Hinweis Die Zugriffs-Ebene lässt sich später über „Bearbeiten" jederzeit anpassen.
Hinzufügen eines bereits registrierten Users zur Zugriffsverwaltung

Abbildung: Hinzufügen eines bereits registrierten Users zur Zugriffsverwaltung

5. Zahlungsmittel

Für die Abrechnung der Leistungen von Lohnbot stehen zwei Varianten zur Verfügung:

Variante 1 – Einzug pro Unternehmen (Standard)

Beim Monatsabschluss eines Unternehmens wird für diese Firma automatisch eine Rechnung erstellt und der Betrag eingezogen. Diese Variante ist standardmäßig aktiv und erfordert keine gesonderte Einrichtung.

Variante 2 – Monatliche Sammelrechnung

Alternativ wird einmal pro Monat eine Sammelrechnung über alle Unternehmen erstellt. Diese kann wahlweise per Überweisung beglichen oder ebenfalls eingezogen werden.

Wenn eine Sammelrechnung gewünscht ist, genügt eine Nachricht an den Support unter support@lohnbot.at. Ohne abweichende Mitteilung bleibt der Einzug pro Unternehmen (Variante 1) aktiv.

6. Integrationen

Ihnen stehen eine Reihe von Integrationen mit Drittanbietern zur Verfügung. Die Daten sind unternehmensspezifisch und werden nicht auf Unternehmen von Kundschaften übernommen.

6.1 FreeFinance

Mit der FreeFinance-Integration übermittelt Lohnbot Ihre Lohnverrechnungs-Buchungsdaten nach jedem Monatsabschluss automatisch direkt in Ihr FreeFinance-Konto - ganz ohne manuellen Datei-Import.

Einrichtung:

  1. Erstellen Sie in FreeFinance einen Einmal-Pairing-Code.
  2. Tragen Sie in den Unternehmensfeatures unter „Integrationen" Ihren FreeFinance-Kontonamen sowie den Pairing-Code ein.
  3. Nach erfolgreicher Verbindung ist die Integration aktiv.

Was übertragen wird:

Hinweis Diese Integration ersetzt nicht die klassischen Buchhaltungsexporte (BMD, DATEV, RZL, Xero). Diese stehen Ihnen weiterhin parallel zur Verfügung.
Achtung

Läuft die Verbindung zu FreeFinance ab (z. B. nach Widerruf des Zugriffs oder Änderung in den Benutzerrechten), erhalten Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung und müssen die Verbindung im Feature-Tab erneut herstellen. Ein Deaktivieren der Integration ist jederzeit möglich.

6.2 Google Drive Synchronisation

Mit dieser Integration wird Ihr Lohnbot-Archiv (Lohnzettel, Buchungslisten, Bescheinigungen und alle weiteren im Archiv abgelegten Dokumente) automatisch in einen von Ihnen gewählten Ordner in Google Drive gesichert.

Wichtig Es handelt sich um eine reine Einweg-Synchronisation (Lohnbot → Google Drive). Änderungen, die Sie direkt in Google Drive vornehmen, werden nicht nach Lohnbot zurückübertragen.

Einrichtung:

  1. Geben Sie den gewünschten Zielordner an (z. B. backup/lohnbot).
  2. Verbinden Sie Ihr Google-Konto über die Google-Anmeldung und bestätigen Sie den Zugriff.
  3. Vor der Aktivierung der Verbindung kann eine Anpassung der zu synchronisierenden Dokumente vorgenommen werden - welche Dokumente, unter welchem Pfad und welchem Namen.
  4. Nach Aktivierung der Verbindung werden zunächst alle bereits vorhandenen Archiv-Dokumente übertragen, anschließend läuft die Synchronisation laufend im Hintergrund weiter.

Ablagestruktur: Neue, geänderte oder gelöschte Dokumente im Archiv werden automatisch nachgezogen. Die Ablage in Google Drive folgt dabei einer konfigurierbaren Ordner-/Dateibenennung (u. a. nach Jahr, Monat, Dokumentart oder Mitarbeitendenname). Das Nachziehen von Löschungen aus dem Archiv ist optional zuschaltbar.

6.3 OneDrive Synchronisation

Analog zur Google Drive Synchronisation sichert Lohnbot Ihr Archiv automatisch und einseitig in einen von Ihnen gewählten OneDrive- oder SharePoint-Ordner.

Einrichtung:

  1. Geben Sie den gewünschten Zielordner an.
  2. Verbinden Sie Ihr Microsoft-Konto über die Microsoft-Anmeldung.
  3. Vor der Aktivierung der Verbindung kann eine Anpassung der zu synchronisierenden Dokumente vorgenommen werden - welche Dokumente, unter welchem Pfad und welchem Namen.
  4. Nach Aktivierung der Verbindung werden zunächst alle bereits vorhandenen Archiv-Dokumente übertragen, anschließend läuft die Synchronisation laufend im Hintergrund weiter.
Hinweis Unterstützt werden sowohl persönliche OneDrive-Konten als auch SharePoint-Dokumentbibliotheken. Es gelten dieselben Regeln zur Dateibenennung und optionalen Löschsynchronisation wie bei Google Drive.

6.4 Eigene API-Schnittstelle

Für eigene Automatisierungen oder die Anbindung an Ihre bestehende Kanzleisoftware stellt Lohnbot eine eigene REST-API zur Verfügung.

Was möglich ist: Über die API können u. a. Unternehmens- und Mitarbeitendendaten abgerufen, Archiv-Dokumente gelistet und heruntergeladen, Mitarbeitenden-Stamm- und Zeitdaten per Massenimport eingespielt werden. Eine vollständige Liste der aktuellen Endpunkte finden Sie hier: https://lohnbot-prod-apidoc.web.app/.

Authentifizierung: Der Zugriff erfolgt über einen persönlichen API-Key, den Sie selbst erstellen und verwalten können, unter https://app.lohnbot.at/developer. Ein API-Key wirkt mit denselben Berechtigungen wie der zugehörige Benutzer-Account über alle Unternehmen, auf die dieser Zugriff hat.

Empfehlung Legen Sie für Integrationen einen eigenen Benutzer-Account an, der ausschließlich Zugriff auf das jeweilige Unternehmen hat, und erstellen Sie den API-Key für diesen Account. So bleibt der Zugriff sauber auf das benötigte Unternehmen beschränkt.

Nutzung & Grenzen: Die API-Nutzung ist im Rahmen einer Fair-Use-Regelung kostenfrei, es gelten Ratenlimits pro Stunde/Tag.

Dokumentation: Die vollständige, laufend aktuelle API-Dokumentation mit allen verfügbaren Endpunkten finden Sie unter https://lohnbot-prod-apidoc.web.app/.

7. Sicherheit

Für Nutzende, welche mit einer E-Mail Adresse und einem Passwort registriert sind, bietet Lohnbot die Option zur Zwei Faktor Authentifizierung.

Sie können zwischen:

wählen.

Google oder Microsoft Accounts verwenden die Authentifizierungsmethoden des jeweiligen Providers und erlauben daher keine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme.

Onboarding-Checkliste

Verwenden Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass alle Schritte des Onboardings abgeschlossen sind:

Schritt Aufgabe
1 User:innen-Registrierung abgeschlossen unter https://app.lohnbot.at/register
2 Vorlageunternehmen erstellt - inkl. Angabe von Stammdaten und Lohndaten
3 Gewünscht Features ausgewählt und konfiguriert
4 Zugriffsverwaltung konfiguriert, weitere Nutzende angelegt
5 Zahlungsmittel hinterlegt
6 Konfiguration von Integrationen abgeschlossen
7 2FA aktiviert bei Registrierung mit E-Mail und Passwort
8 Logo an support@lohnbot.at gesendet (PNG/JPG/SVG, min. 200x200 px)
9 CI-Farbe als RGB-Hexcode übermittelt
10 Lohnzettel Anpassungen dem Lohnbot-Team mitgeteilt

Support & Kontakt

Bei Fragen zum Onboarding oder zur Konfiguration steht Ihnen das Lohnbot-Team gerne zur Verfügung:

Weiterführende Informationen zum White-Labeling: Ihre Marke im Mittelpunkt – White-Labeling mit Lohnbot

Anhang

Beispiele Lohnzettel Templates

Standard Klassisch

Standard Klassisch.pdf

Standard Transparenz

Standard Transparenz.pdf

Standard Monat

Standard Monat.pdf

Kompakt

Kompakt.pdf

Kompakt Ohne Banking

Kompakt Ohne Banking.pdf

Kompakt Arbeitnehmende

Kompakt Arbeitnehmende.pdf

Kompakt Pur

Kompakt Pur.pdf

Kompakt Clean Design

Kompakt Clean Design.pdf

Brief Klassisch

Brief Klassisch.pdf