Zeitdaten-Import
Dieses Dokument beschreibt alle Felder des Mitarbeiter:innen-Zeitdaten-Imports, die von Lohnbot verwendet werden.
Beispiel-Import-Dokument
Ein beispielhaftes Google-Sheet-Dokument ist hier verfügbar. Ein beispielhaftes CSV ist hier zu finden.
Dateiformat
- CSV mit Strichpunkten als Trennzeichen. Alternativ: Microsoft-Excel-Dokumente im .xls- oder .xlsx-Format.
- UTF-8-Encoding
- Die erste Zeile mit den Spaltenbeschreibungen (Header-Zeile) ist unbedingt mitzuführen.
- Die Reihenfolge der Spalten ist unerheblich, die Führung von zusätzlichen Spalten im Dokument ist möglich (falls diese etwa im Export bereits enthalten sind) — diese werden dabei ignoriert.
- Jede Zeile entspricht dabei einem Lohnarten-Eintrag oder einem Eintrag für einen Nichtleistungszeitraum.
Hinweis bezüglich Lohnarten
Werden Lohnarten importiert, so geht Lohnbot von einer kompletten Datenlage aus: Die
bereits auf den Mitarbeitenden hinterlegten Lohnarten gemäß der Standardkonfiguration
werden mit denen in der Datei verglichen, und etwaige bereits angelegte Lohnarten, die
nicht in der Datei aufgelistet sind, werden aus dem Lohnbot-Datenbestand entfernt. Dies
trifft in der Standardkonfiguration u.a. auf Überstunden (regulär und S/N/F), Vorschüsse,
sonstige Zulagen, sonstige Abzüge und sämtliche Diäten zu.
Hinweis bezüglich Nichtleistungszeiträumen
Werden Nichtleistungszeiträume importiert, so geht Lohnbot ebenfalls von einer kompletten
Datenlage aus: Bereits hinterlegte Zeiträume, die nicht in der Datei aufgelistet sind,
werden aus dem Lohnbot-Datenbestand entfernt.
Basisfelder zwecks Zuordnung
Die folgenden Felder sind immer anzuführen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Monat |
Periode, in die die Daten übernommen werden sollen. Numerischer Wert beginnend bei 1 für Jänner. |
Mitarbeiter |
Name des Mitarbeitenden, für den die Daten importiert werden sollen, im Format "Nachname Vorname". Falls im Unternehmen eine externe ID für Mitarbeitende geführt wird, ist auch die Angabe dieser ID statt des Namens möglich. |
Import von Lohndaten
Für jede zu importierende Lohnart ist eine eigene Zeile mit den folgenden Feldern zu verwenden:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Lohnart |
Numerischer Wert, siehe Lohnart-Tabelle unten. |
Menge |
Numerischer Wert für jene Lohnarten, die eine Stunden- oder einheitenbasierte Berechnung statt eines Absolutbetrags erfordern. Welche Spalte für eine Lohnart zu verwenden ist, ist in der Spalte "Menge oder Betrag" der Lohnart-Tabelle unten angegeben. |
Betrag |
Numerischer Wert für jene Lohnarten, die einen Absolutbetrag erfordern. Welche Spalte für eine Lohnart zu verwenden ist, ist in der Spalte "Menge oder Betrag" der Lohnart-Tabelle unten angegeben. |
Kostenträger |
Optionale Zuordnung der Zeile zu einer Kostenstelle. |
Lohnart-Katalog
Lohnbot verwendet eine adaptierbare Lohnarten-Konfiguration. Nicht dokumentierte Codes und eine Anpassung der numerischen Zuweisung sind über support@lohnbot.at möglich. Codes, die als "Reserviert, aktuell nicht aktiv" markiert sind, werden von Lohnbot aktuell zwar entgegengenommen, aber keinem Feld zugeordnet.
| Lohnart-Code | Bedeutung | Menge oder Betrag |
|---|---|---|
100 | Reserviert, aktuell nicht aktiv | – |
101 | Reserviert, aktuell nicht aktiv | – |
102 | Abgerechnete Arbeitsstunden | Menge (Stunden/Einheiten) |
103 | Abgerechnete Arbeitsstunden, 2. Block | Menge (Stunden/Einheiten) |
104 | Abgerechnete Arbeitsstunden, 3. Block | Menge (Stunden/Einheiten) |
105 | Abgerechnete Arbeitsstunden, 4. Block | Menge (Stunden/Einheiten) |
106 | Abgerechnete Arbeitsstunden, 5. Block | Menge (Stunden/Einheiten) |
110 | Reserviert, aktuell nicht aktiv | – |
111 | Überstunden, regulär | Menge (Stunden/Einheiten) |
112 | Überstunden, Nacht/Sonn-/Feiertag | Menge (Stunden/Einheiten) |
115 | Reserviert, aktuell nicht aktiv | – |
116 | Mehrstunden | Menge (Stunden/Einheiten) |
120 | Reserviert, aktuell nicht aktiv | – |
121 | Reserviert, aktuell nicht aktiv | – |
122 | Sonstige Zuschläge | Betrag |
123 | Sonstige Abzüge | Betrag |
124 | Spesenersatz | Betrag |
125 | Rufbereitschaft (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
130 | Taggeld Inland, steuerfrei | Betrag |
131 | Taggeld Inland, vollversteuert | Betrag |
132 | Nachtgeld Inland, steuerfrei | Betrag |
133 | Nachtgeld Inland, vollversteuert | Betrag |
134 | Taggeld Ausland, steuerfrei | Betrag |
135 | Taggeld Ausland, vollversteuert | Betrag |
136 | Nachtgeld Ausland, steuerfrei | Betrag |
137 | Nachtgeld Ausland, vollversteuert | Betrag |
161 | Nachtzuschlag, steuerfrei (Betrag) | Betrag |
162 | Nachtzuschlag, vollversteuert (Betrag) | Betrag |
163 | Sonntagszuschlag, steuerfrei (Betrag) | Betrag |
164 | Sonntagszuschlag, vollversteuert (Betrag) | Betrag |
165 | Feiertagszuschlag, steuerfrei (Betrag) | Betrag |
166 | Feiertagszuschlag, vollversteuert (Betrag) | Betrag |
171 | Feiertagsentgelt, vollversteuert (Betrag) | Betrag |
172 | Feiertagsentgelt, steuerfrei (Betrag) | Betrag |
181 | Samstagszuschlag (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
200 | Reserviert, aktuell nicht aktiv | – |
1011 | Honorar für freie Dienstnehmer:innen | Betrag |
1012 | USt. auf Honorar für freie Dienstnehmer:innen | Betrag |
1112 | Überstunden, regulär, 2. Block | Menge (Stunden/Einheiten) |
1122 | Überstunden, Nacht/Sonn-/Feiertag, 2. Block | Menge (Stunden/Einheiten) |
1123 | Überstunden, Nacht/Sonn-/Feiertag, 3. Block | Menge (Stunden/Einheiten) |
1611 | Nachtzuschlag, steuerfrei (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
1621 | Nachtzuschlag, vollversteuert (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
1631 | Sonntagszuschlag, steuerfrei (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
1641 | Sonntagszuschlag, vollversteuert (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
1651 | Feiertagszuschlag, steuerfrei (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
1661 | Feiertagszuschlag, vollversteuert (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
1711 | Feiertagsentgelt, vollversteuert (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
1721 | Feiertagsentgelt, steuerfrei (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
1812 | Samstagszuschlag (Stunden, Sekundärwert) | Menge (Stunden/Einheiten) |
1901 | Entfernungszulage, steuerfrei | Betrag |
1902 | Entfernungszulage, vollversteuert | Betrag |
1903 | Montagezulage (Stunden) | Menge (Stunden/Einheiten) |
Standardwerte für Zuschläge/Überstunden
Wird für eine Lohnart kein expliziter Zuschlagsprozentsatz mitgeliefert, verwendet Lohnbot den folgenden Standardwert. Unternehmen können abweichende Werte über die jeweils genannte Konfiguration hinterlegen.
| Lohnart | Standardwert |
|---|---|
| Überstunden, regulär | 50 % |
| Überstunden, regulär, 2. Block | 50 % |
| Überstunden, Nacht/Sonn-/Feiertag | 100 % |
| Überstunden, Nacht/Sonn-/Feiertag, 2. Block | 100 % |
| Überstunden, Nacht/Sonn-/Feiertag, 3. Block | 100 % |
| Mehrstunden | 25 % |
| Rufbereitschaft (Stunden) | 0 € |
| Nachtzuschlag, steuerfrei (Stunden) | 50 % |
| Nachtzuschlag, vollversteuert (Stunden) | 50 % |
| Samstagszuschlag (Stunden) | 50 % |
| Samstagszuschlag (Stunden, Sekundärwert) | 50 % |
| Sonntagszuschlag, steuerfrei (Stunden) | 50 % |
| Sonntagszuschlag, vollversteuert (Stunden) | 50 % |
| Feiertagszuschlag, steuerfrei (Stunden) | 50 % |
| Feiertagszuschlag, vollversteuert (Stunden) | 50 % |
| Montagezulage (Stunden) | 0 € |
Import von Nichtleistungszeiträumen (NLZ)
Im Falle eines NLZ-Imports ist jeder Zeitraum in einer eigenen Zeile mit den folgenden Feldern zu verwenden:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
NLZ-Kennzeichen |
Numerischer Wert, siehe NLZ-Tabelle unten. |
NLZ Von-Datum |
Erster Tag des Nichtleistungszeitraums, im Format DD.MM.YYYY, z.B. 11.03.2024. |
NLZ Bis-Datum |
Letzter Tag des Nichtleistungszeitraums, im Format DD.MM.YYYY, z.B. 18.03.2024. |
| NLZ-Code | Bedeutung |
|---|---|
200 | Urlaub |
201 | Krankenstand |
202 | Unfall/Verletzung |
203 | Feiertag |
204 | Sonderurlaub |
Weitere Importoptionen
Anpassung der verwendeten Lohnartennummern je Unternehmen
Die numerische Lohnart-Code-Zuordnung sowohl für Einkommensbestandteile, als auch für Nichtleistungszeiträume kann pro Unternehmen angepasst bzw. erweitert werden.
Dateiformat-Variante
Für den Import kann pro Unternehmen aus den folgenden Export-Spaltenlayouts gewählt werden:
| Wert | Bezeichnung |
|---|---|
bmd | BMD (Standard) |
rzl | RZL |
Überstunden als "nur Zuschlag" importieren
Für importierbare Überstundenkategorien (reguläre ÜSt, Sonntags-/Feiertags-/Nachtüberstunden) kann festgelegt werden, dass eine importierte Zeile nur den Zuschlag, nicht aber die Grundstunden, auszahlt.
Weitere Unternehmenskonfiguration
- Zu ignorierende Felder nach DV Charakteristik — Lohnbot unterstützt das filtern von Import Lohnarten via einer Charakterisierung des Dienstverhältnisses in welches die Lohndaten importiert werden, zB nach Beschäftigungsart, Kollektivvertrag, Kostenstelle, fallweise Beschäftigung. Je Kombination an Charakterisierungen kann eine Liste der zu ignorierenden Lohnarten hinterlegt werden. Für das Anlegen einer solchen Konfiguration bitte mit Lohnbot Support in Kontakt treten.
- Anpassung anzuwendender Prozentsätze und Sätze — für Zulagen, die prozentual oder nach einem fixen Satz berechnet werden (z.B. Rufbereitschaft, Montagezulage), können die beim Import als Standardwert angewendeten Prozentsätze bzw. Sätze pro Unternehmen angepasst werden. Für das Anlegen einer solchen Konfiguration bitte mit Lohnbot Support in Kontakt treten.
- Import nach Dienstverhältnis gruppieren — steuert, ob der Import pro Dienstverhältnis statt pro Mitarbeiter:in gruppiert wird.